Als Agentursoftware werden Programme bezeichnet, die der Verwaltung von Projekten und Arbeitsabläufen sowie dem Controlling innerhalb einer Agentur dienen. Ziel ist es, durch Effizienzsteigerung auf Projektebene Abläufe zu vereinfachen, Prozesse transparent zu machen und die Rentabilität der Agentur zu erhöhen.
Geschichte Die ersten Agenturprogramme entstanden in den 1980er Jahren. In der Anfangszeit waren sie nur lokal bedienbar. Mit dem Aufkommen des Internets entwickelten sich später vermehrt webbasierte Lösungen. Heute existieren in der Kommunikationsbranche eine Vielzahl professioneller Programme dieser Art. Mindestens 25 gibt es alleine von Entwicklern aus dem europäischen Raum, circa 70 sind es weltweit. Funktionen Die Funktionen der Agenturprogramme umfassen in der Regel ähnliche Module: Kalender-, Kontakt- und Projektmanagement, Tools zur Stundenerfassung und Buchhaltung sowie Reporting-Möglichkeiten. Zusätzlich sind Implementierungen mit den bekanntesten Office-Applikationen wie Excel, Outlook, DATEV oder Online-Banking-Software üblich. Hierbei unterscheiden sich auch die Geschäftsmodelle der Anbieter: Zum einen werden Abo-Modelle angeboten mit unterschiedlichen Leistungspaketen – andere setzen auf eine Basisversion mit erhältlichen zusätzlich buchbaren Modulen. Design-, Marketing-, PR- oder Eventagenturen haben spezielle Ansprüche und verlangen nach unterschiedlichsten Leistungsportfolios. So gibt es neben den Softwarelösungen „von der Stange“ auch individuelle Lösungen für spezifische Einsatzgebiete: Von projektorientiert bis hin zu finanzorientiert – von kleinen Tools mit einfachem Funktionsumfang bis hin zu Software, mit der gesamte administrative Agentur-Workflows abgebildet werden können. Agenturen wählen die richtige Software also passend zur Größe und den definierten Agentur-Prozessen. Checkliste für Agenturen Agenturen auf Software-Suche sollten sich vor dem Anschaffen einer Lösung idealerweise folgende Fragen stellen:
- Deckt sich der Funktionsumfang mit den Anforderungen?
- Passen die Referenzen des Anbieters zu der eigenen Agentur?
- Wie fallen die Erfahrungswerte anderer Agenturen aus?
- Hat der Anbieter Erfahrung mit der Branche?
- Gibt es regelmäßig Schulungen?
- Über welche Kanäle wird Support angeboten?
- Wie regelmäßig erscheinen Updates?
- Bietet die Software eine Webapplikation, API-Schnittstelle oder Smartphone-App?
