Robotic Process Automation (RPA) ist ein Konzept der operativen Prozessoptimierung per Automatisierung. Dabei werden vor allem repetitive, regelbasierte, fehleranfällige und/oder zeitaufwändige Aufgaben automatisiert.
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erfolgt dabei über Softwareroboter (Bots) und deren zugehörige Steuerungssoftware. Obwohl man von Robotern und Bots spricht, ist es wichtig festzuhalten, dass es sich um programmierte Software handelt und nicht um physische Hardware wie Industrieroboter. Grundsätzlich lässt sich jeder digitale Geschäftsprozess mit RPA automatisieren – von der Bearbeitung von Belegen, über Urlaubsanträge bis hin zu komplexen Reportingaufgaben.
Es handelt sich daher bei RPA, entgegen verbreiteter Ansicht, nicht um die Bots allein. Stattdessen beschreibt der Begriff viel mehr die übergreifende Technologie, die mithilfe der entwickelten Bots und Softwareprogramme Unternehmensprozesse automatisiert. Auch mithilfe von u.a. Künstlicher Intelligenz (KI) und Machine Learning (ML) ist es möglich, die Technologie weiter zu verbessern und genauer an die zu optimierenden Prozesse anzunähern. Durch diese langfristige Entwicklung lassen sich die grundsätzlichen Errungenschaften der RPA-Implementierung – unter anderem Kostensenkung und Ressourceneinsparung – ebenfalls signifikant verstärken.
In den vergangenen Jahren schaffte es RPA von einem Trend zu einer etablierten Unternehmenstechnologie aufzusteigen. Studien zufolge wollten bereits über 50% der deutschen Unternehmen 2021 ihre Prozesse mit RPA automatisieren.
Zu den Aufgaben, die Robotic Process Automation dem menschlichen Arbeitenden abnimmt, gehören das Abtippen, Abgleichen oder auch Übertragen von Daten aus einer Systemschnittstelle in eine andere. Die Anwendungsbeispiele im Unternehmensalltag sind dabei sehr vielfältig. Unter anderem können mithilfe der Technologie Service- oder Produktpreise in Echtzeit an den aktuellen Marktpreis angepasst werden, Mailverteiler mit tausenden Kontakten angelegt werden oder Rechnungen vollautomatisch erstellt und versandt werden. Auch ein ressourcenaufwändiges Onboarding neuer Mitarbeiter kann mithilfe von RPA effizienter werden.
Dabei ist der Einsatz von RPA nicht dazu gedacht, die menschliche Arbeitskraft zu ersetzen. Die Technologie soll den Menschen eher von den zeitaufwändigen, manuellen und repetitiven Aufgaben befreien, um mehr Zeit für komplexere und wertschöpfendere Vorhaben zu schaffen. Es soll also bei gleichem Einsatz von Ressourcen ein höheres Produktivitätslevel ermöglicht werden.
Gelegentlich hält sich der Glaube, RPA könne lediglich Prozesse direkt in Benutzeroberflächen automatisieren. Sogar unter Experten auf dem Gebiet wird zeitweise behauptet, dass die Software Roboter nicht mit technischen Schnittstellen (APIs, Application Programming Interfaces) arbeiten können. Faktisch können Bots aber sowohl direkt in der Benutzeroberfläche arbeiten, als auch in den komplexeren Schnittstellen zwischen diversen Systemen. Grundsätzlich wird RPA auch häufig mit ausschließlich strukturierten Daten assoziiert. In der Praxis ist aber auch die Arbeit mit semi-strukturierten Daten möglich und üblich. So ist es zum Beispiel auch möglich E-Mails automatisiert auszulesen, zu filtern und zu bearbeiten. Der Return on Investment (ROI) hängt von Volumen, Zeitaufwand & Fehleranfälligkeit der zu automatisierenden Prozesse ab.
Im Kontext mit dem Business Process Management (BPM) nimmt RPA die Rolle einer untergeordneten Teildisziplin ein. Während es bei BPM um übergreifendes, reines Unternehmensmanagement geht, arbeitet RPA deutlich mehr im Detail der einzelnen Abteilungen sowie deren bestehender Arbeitsprozesse. RPA greift da, wo Workflow-Tools fehlen, Lücken zwischen einzelnen Systemen bestehen oder systemübergreifende Prozesse automatisiert werden sollen.
Aus dem langfristigen Einsatz von Robotic Process Automation ergeben sich neben Erfolgschancen auch Herausforderungen für Unternehmen. Die direkte Implementierung in Systemprozessen oder der dazugehörigen Software eines Unternehmens ist essenziell für die Entlastung der Mitarbeiter, sowie die Produktivitätssteigerung ganzer Abteilungen. Jedoch ist RPA dadurch auch abhängig von dem Tool, woran die Technologie andockt. Gibt es eine System- oder Softwareänderung auf dem Unternehmenslevel, muss auch der Bot und dessen Steuerungsprogramm angepasst werden. Das kommt zum Beispiel dann vor, wenn Prozesse in ERP-Systeme wie z. B. SAP anpassen. Der Bot ist dabei in bestehende Prozesse integriert und muss entsprechend angepasst werden. In Abwägung des möglichen positiven Einflusses von RPA wird diese Herausforderung allerdings in den meisten Fällen in Kauf genommen.
Eine universell, wissenschaftlich festgelegte Definition gibt es noch nicht, da das Thema erst seit wenigen Jahren aktiv erforscht wird. Der Grundgedanke und die ersten Einsatzgebiete liegen allerdings schon länger zurück.
