Produktinformationsmanagement (kurz: PIM, englisch: Product Information Management) steht für die zentrale Erfassung, Pflege und Verteilung von Produktdaten über alle Vertriebs- und Kommunikationskanäle. Im Mittelpunkt steht eine einzige, einheitliche Datenquelle – auch Single Source of Truth genannt. Aus ihr werden alle Ausgabekanäle mit gleichen, aktuellen Produktdaten versorgt.[1]
Grundlagen des Produktinformationsmanagements
Viele Unternehmen führen tausende Artikel in ihrem Sortiment. Für jeden Artikel müssen Texte, Bilder, Maße, Gewichte und rechtliche Angaben gepflegt werden. Ohne eine geordnete Lösung entstehen schnell Datensilos – getrennte Datenbestände mit veralteten oder widersprüchlichen Angaben in verschiedenen Systemen.
PIM löst dieses Problem. Alle Produktdaten werden an einem zentralen Ort gesammelt und gepflegt. Von dort gelangen sie an Online-Shops, Marktplätze, Druckmedien und Händler. Gute Datenqualität ist dabei wichtig. Falsche oder lückenhafte Angaben erhöhen Retouren und schaden dem Markenimage.[2]
Funktionsweise eines PIM-Systems
Ein PIM-System nimmt Daten aus verschiedenen Quellen entgegen. Dazu zählen ERP-Systeme, Lieferantendaten oder technische Zeichnungen. Die Daten werden dort geordnet und für verschiedene Kanäle aufbereitet.
Kernfunktionen eines Produktinformationsmanagement-Systems
Die wichtigsten Funktionen eines PIM-Systems sind:
- Datenimport: Automatisches Einlesen von Daten aus anderen Systemen per Schnittstelle oder Datei.
- Datenanreicherung: Ergänzung um Texte, Bilder, Übersetzungen und Dokumente.
- Freigabe-Workflow: Nur geprüfte Daten werden veröffentlicht.
- Lokalisierung: Anpassung der Daten für andere Sprachen und Märkte.
- Ausgabe: Automatische Übertragung an Webshops, Marktplätze oder Kataloge.
Die Anbindung an andere Programme läuft meist über Enterprise Application Integration-Konzepte. Diese verbinden Systeme über einheitliche Schnittstellen.
Einsatzbereiche und Anwendungsszenarien
PIM wird in vielen Branchen genutzt. Besonders oft findet man es im Handel, in der Industrie und im Konsumgüterbereich. Wer viele Produkte über mehrere Kanäle verkauft, profitiert besonders davon.
Im Online-Handel sorgt PIM dafür, dass Texte und Bilder auf allen Touchpoints einheitlich und aktuell sind. Das gilt für eigene Shops ebenso wie für externe Plattformen oder Kataloge. Im B2B-Bereich beliefert das System Händler automatisch mit normierten Daten in Formaten wie BMEcat oder ETIM.
Hersteller nutzen PIM auch für rechtliche Vorgaben. Sie pflegen damit Sicherheitshinweise, Gefahrstoffangaben nach GHS oder CE-Zeichen. Eine gute Customer-Experience hängt stark von vollständigen und korrekten Produktdaten ab.
Abgrenzung zu verwandten Systemen
PIM wird oft mit ähnlichen Systemen gleichgesetzt. Die Unterschiede sind jedoch klar.
| System | Schwerpunkt | Abgrenzung zum PIM |
|---|---|---|
| ERP-System | Prozesse, Finanzen, Logistik | ERP verwaltet Buchungs- und Logistikdaten. PIM kümmert sich um Produktbeschreibungen. |
| MDM | Alle Stammdaten des Unternehmens | Master Data Management deckt alle Stammdaten ab. PIM ist auf Produktdaten fokussiert. |
| DAM | Digitale Medien und Assets | DAM speichert Bilder und Dateien. PIM bindet sie als Teil des Produktdatensatzes ein. |
| CMS | Website-Inhalte und Redaktion | CMS verwaltet Webseiten. PIM liefert die strukturierten Produktdaten dafür. |
In der Praxis laufen PIM, DAM und MDM oft nebeneinander. Schnittstellen verbinden sie zu einer einheitlichen Datenstrategie.
Vorteile und Grenzen
Ein PIM-System bringt klare Vorteile. Die Einführung erfordert aber auch Aufwand und Planung.
Zu den Vorteilen zählen: weniger manuelle Arbeit, schnellere Markteinführung und weniger Fehler durch automatische Prüfregeln. Einheitliche Produktdaten senken die Zahl der Retouren. Kunden kaufen informierter und bewusster.[3]
Die Herausforderungen liegen meist am Anfang. Alte Daten müssen bereinigt und vereinheitlicht werden. Das kostet Zeit und Ressourcen. Zudem braucht es klare Zuständigkeiten für die Datenpflege – sogenannte Data Ownership. Fehlen diese, nutzt das beste System wenig.
Produktinformationsmanagement im Kontext der Digitalisierung
Im Zuge der digitalen Transformation gewinnt PIM an Gewicht. Die Zahl der Vertriebskanäle wächst: stationärer Handel, Online-Shops, Social Commerce, Sprachassistenten. Für jeden Kanal werden strukturierte, maschinenlesbare Produktdaten benötigt.
Aktuelle Trends sind KI-Unterstützung bei Texten und Kategorisierung sowie die Vernetzung über Standards wie GDSN. Dazu kommen Nachhaltigkeitsdaten wie CO₂-Fußabdruck oder Recyclingfähigkeit als fester Teil des Produktdatensatzes.
Der europäische Digital Product Passport wird PIM künftig zur Pflicht machen. Unternehmen müssen Produktdaten dann nachweisbar und transparent bereitstellen. Damit wird Produktinformationsmanagement zu einer strategischen Aufgabe – an der Schnittstelle von Marketing, Vertrieb, IT und Compliance.
Literaturempfehlungen
- Burkhard Küster: Product Information Management. Grundlagen, Konzepte und Praxis. mitp Verlag, Bonn 2020.
- Heidi Heilmann, Rolf Klischewski (Hrsg.): Datenmanagement in der digitalen Wirtschaft. dpunkt.verlag, Heidelberg 2019.